Aan de slag met Open op Orde

Is de informatiehuishouding van jouw organisatie op orde? Organisaties onderschatten nog te vaak wat er komt kijken bij het goed opslaan, beheren en het actief kunnen verstrekken van informatie. Dit terwijl een informatiehuishouding die op orde is essentieel is voor de taken die je als overheidsorganisatie uitvoert.

Een informatiehuishouding die op orde is, is dan ook een belangrijk middel dat ambtenaren helpt om efficiënt en duurzaam aan Nederland te kunnen werken. Om die informatiehuishouding te verbeteren en transparanter te maken, heeft de rijksoverheid in april 2021 het Actieplan Open op Orde gelanceerd. De acties in dit plan hebben tot doel om binnen twee jaar eerst de meest urgente knelpunten aan te pakken. Daarna volgt een programma om de informatiehuishouding structureel en blijvend in de volle breedte te verbeteren.

Ga jij voor jouw organisatie met het Actieplan Open op Orde aan de slag en kun je wel wat specialistische hulp gebruiken? Wij zijn BECIS | DIOR, hét adviesbureau en opleidingsinstituut op het gebied van informatiemanagement. Wij staan klaar om je te helpen je informatiehuishouding zo in te richten dat deze het mooie werk van jouw organisatie optimaal ondersteunt. Wij kunnen je op de vier thema’s van het Actieplan helpen zodat jouw organisatie een duurzame en digitale informatiehuishouding kan realiseren.

Ons doel is om de informatiehuishouding binnen jouw organisatie op orde te krijgen. Wij geloven daarbij in een duurzame en toekomstgerichte oplossing. Met onze bewezen aanpak kunnen we voor iedere organisatie een specifiek plan maken, waarbij we starten met een volwassenheidsmeting waardoor we kunnen inspelen op de huidige stand van zaken en jouw ambitie. Aan de hand van onze zelfontwikkelde gebruikersadoptiecyclus, zijn onze informatieprofessionals in staat om altijd de medewerkers binnen jouw organisatie centraal stellen.

Wat kunnen wij voor jouw organisatie betekenen?

1. Wij stomen informatieprofessionals klaar voor de toekomst

Adviesbureau BECIS is al 15 jaar dé kennispartner van de overheid via advies, interim-management en uitvoering. DIOR Academy is al ruim 30 jaar het opleidingsinstituut op het gebied van informatie- en verandermanagement. Wij combineren formeel leren met informeel leren (blended learning) door een combinatie aan te bieden van praktijkgerichte opleidingen, workshops, e-learnings en procesbegeleiding bij het informeel leren op de werkplek. Zo helpen we jouw medewerkers om vaardig te zijn in een dynamisch speelveld waarin, naast vakmanschap, flexibiliteit en wendbaarheid nodig zijn en tegelijk focus op wat echt nodig is.

Wij bieden onder andere de volgende workshops: kwaliteitszorg en auditing, klantgericht communiceren en adviesvaardigheden voor de informatieprofessional. Naast deze workshops bieden wij ook procesbegeleiding aan, in de vorm van discussiepanels en werksessies. We maken gebruik van leermiddelen zoals serious games en kennisquizzen en ontwikkelen waar nodig en gewenst samen met onze doelgroep nieuwe leermiddelen.

2. Wij richten informatiesystemen en processen duurzaam in met de gebruiker centraal

Met de toenemende digitalisering wordt de hoeveelheid aan informatie alsmaar groter. Een informatiehuishouding die op orde is, is hierdoor van essentieel belang. Om inzicht te krijgen in de hoeveelheid en het soort informatie die jouw organisatie heeft, helpen onze adviseurs je graag bij het analyseren en herinrichten van uw informatieprocessen. Wij stellen daarbij altijd de gebruikers centraal. Onze professionals weten welke informatie belangrijk is en welke indien nodig vernietigd moet worden. Ook zijn onze medewerkers in staat om organisatiedoelen en belangen te doorzien en te vertalen naar een optimale inrichting van informatieprocessen en -systemen. Dit alles met als doel om een duurzame informatiehuishouding te realiseren met toegankelijke, betrouwbare en volledige informatie. Hiervoor gaan we altijd op zoek naar de meest duurzame en toekomstbestendige oplossingen waarin de gebruikers zich herkennen en er daardoor uiteindelijk ook mee ‘willen’ werken in plaats van ‘moeten’ werken.

3. Wij zorgen voor sturing en handhaving op je informatiehuishouding

Het Actieplan Open op Orde is meer dan een project. Open op Orde is een Actieplan waarbinnen tegelijkertijd meerdere projecten en actielijnen met ieder eigen budgetten en oplevermomenten worden uitgevoerd. Hierdoor is het nog meer van belang dat uw organisatie tijdig sturing kan geven aan de uitvoer van het gehele Actieplan en daarbinnen de afzonderlijke projecten/actielijnen. Om in control te zijn en te blijven hebben wij een gebruikersvriendelijk dashboard ingericht. Met ons Dashboard projecten op orde, heeft u in één oogopslag inzicht in de status van het Actieplan Open op Orde binnen uw organisatie. Een overzichtelijk oplossing voor complexe monitoring van de huidige status van het actieplan en de afzonderlijke projecten daarbinnen. Hiermee kan eenvoudig gestuurd worden op de resultaten als ook verantwoording worden afgelegd over de behaalde resultaten.

Moeten wordt willen: zo helpen we jou

Informatiehuishouding draait niet alleen om systemen, maar vooral ook om mensen. Daarom ondersteunen we jouw organisatie op twee manieren: enerzijds bij de concrete benodigde werkzaamheden, anderzijds door jou en je collega’s te leren door een andere bril naar je werk te kijken. Onze ervaring is dat veel organisaties verandering zien als iets wat van buitenaf is opgelegd. Door dit ‘moeten veranderen’ te transformeren in ‘willen veranderen’, inspireren en motiveren we jullie om je werk anders te willen doen.

Wij bieden hiervoor een volledige dienstverlening die helemaal aansluit bij jouw situatie. Onze adviseurs adviseren en ondersteunen je bij de (her)inrichting van de informatieprocessen en informatiesystemen en denken mee over sturing en handhaving. Onze opleidingen, trainingen en e-learnings stomen jouw medewerkers klaar om zelf aan de slag te gaan.

Waarom samenwerken met BECIS | DIOR?

• We hebben alles onder één dak: ervaring, kennis, mensen, gecertificeerde opleidingen en innovatieve middelen, zoals e-learnings en serious games. 
• Met onze standaardaanpak voor gebruikersadoptie zetten we vanaf het begin nadrukkelijk de gebruiker centraal en nemen we die mee in het proces. 
• We zijn gespecialiseerd in de cultuur- en gedragskant en kijken dus verder dan de techniek. 
• Onze integrale aanpak, die werkt op basis van kennis en ervaring, vertalen we naar jouw situatie. 
• We maken onszelf overbodig: onze informatieprofessionals helpen bij het opzetten van de structuur en onze opleidingen stomen jouw medewerkers klaar voor hun nieuwe rol. 

BECIS | DIOR heeft voor ons  twee e-learnings over het onderwerp actieve openbaarmaking ontwikkeld. Daarbij hebben we zelf een voorzet gedaan en informatiebronnen gedeeld voor de inhoud. BECIS | DIOR heeft onze basis verder uitgewerkt tot een interactieve e-learning. Zeer positief daarbij was hoe BECIS | DIOR de vrij droge inhoud om kon vormen tot interessante en afwisselende leermodules, met uitklapteksten, video’s, opdrachten en een eindquiz. In het ontwikkelproces was het even zoeken naar de juiste planning waarin voldoende tijd was voor reviewrondes en overdracht naar de aanbieder/hostingpartij. Gelukkig was het team bij BECIS | DIOR hierin flexibel en hebben we samen een goede manier gevonden om met de vele reviewcommentaren om te gaan. Zo is het gelukt onze ambitieuze planning te halen. En over het resultaat hebben we van veel gebruikers positieve reacties gehad!

Aldus Marjan Dik en Carina Jacobi, senior projectadviseurs bij het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale informatiehuishouding (RDDI).