Sinds november 2020 biedt BECIS | DIOR anonimiseersoftware aan. De software is ontwikkeld door OCTOBOX Nederland, dat al jarenlang ervaring heeft met de software en de markt. OCTOBOX Nederland focust op het maken van software waarmee de verbinding tussen de mens en de overheid verbeterd wordt en de informatiedruk binnen organisaties wordt verlaagd. Tijd om Harry Steenhuisen (directeur) en Gloria van Breukelen (sales consultant) enkele vragen over de software te stellen.
Door Eline Laan (adviseur)
Kunnen jullie iets vertellen over de achtergrond van de anonimiseersoftware. Waar komt de anonimiseersoftware vandaan?
Harry vertelt: “Met OCTOBOX Nederland verzorgen we al jaren digitaliseringsprojecten binnen de overheid. Wij zagen een aantal ontwikkelingen omtrent de Wob/Woo en de AVG. Enerzijds verplicht de Wob (en tegenwoordig de Woo) de overheid om documenten en informatie openbaar te maken. Anderzijds verplicht de AVG-wet de overheid om zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan en – in het kader van privacy – geen persoonsgegevens openbaar te maken. Dit betekent dat bijvoorbeeld BSN-nummers, mailadressen of NAW gegevens verwijderd moeten worden in openbare documenten. Wij zagen dat door de komst van deze twee grote wetten de werkdruk bij organisaties groeide. Wanneer een Wob verzoek binnenkomt, is vaak de hele organisatie in rep en roer, omdat op dat moment vele duizenden bestanden geanonimiseerd moeten worden. Organisaties gaan dan handmatig aan de slag om de veelheid aan bestanden te anonimiseren. In de praktijk betekent dit het handmatig ‘aflakken’ van persoonsgegevens in elk afzonderlijk bestand. Hier gaat heel veel tijd in zitten en is een foutgevoelig klusje. Dit kost de organisatie (onnodig) veel tijd en geld en het is voor de medewerkers ook niet het meest inspirerende werk om te doen. Als OCTOBOX hebben wij hierop ingespeeld door de anonimiseersoftware te ontwikkelen.”
Wat kan de anonimiseersoftware betekenen voor organisaties?
Gloria vervolgt: “Het doel van de overheid is altijd om de burger zo goed en zo snel mogelijk te bedienen. Daarbij verplicht de Woo overheidsorganisaties om de informatie binnen 14 dagen na ontvangst actief openbaar te maken. De anonimiseersoftware maakt het mogelijk om razendsnel vele duizenden documenten – grotendeels automatisch – te anonimiseren. Aangezien het aflakken grotendeels automatisch gebeurt, worden doorlooptijden korter en voorspelbaarder. Daarbij worden menselijke fouten ook minder snel gemaakt, omdat de mens in dit concept slechts de controleur is. Hierdoor wordt een anonimiseerproces in plaats van een arbeidsintensief klusje ineens een stukje interessanter!”
“Ik hoef nu niet meer het eindeloze voorwerk te doen, het rotwerk is echt weggehaald. Ik ben van anonimiseren naar controleren gegaan.”
Hoe werkt de anonimiseersoftware precies?
Gloria: “Het proces begint met het verzamelen van alle documenten die geanonimiseerd moeten worden. Dit kunnen uiteenlopende bestanden zijn, zoals Word-, Excel-, of PFD-bestanden, e-mails of foto’s. De software classificeert, sorteert en ontdubbelt de documenten. De te anonimiseren documenten worden daarna door middel van OCR (Optical Character Recognition) gelezen: de software gaat op zoek naar de te anonimiseren termen.
Gloria vervolgt: “Van tevoren wordt samen met de klant afgesproken waar de software naar moet zoeken. Zo kan de software bijvoorbeeld zoeken naar specifieke woorden en termen, of naar standaard termen, zoals het BSN, postcodes, voor- en achternamen etc. Daarbij kunnen specifieke weigeringsgronden meegegeven worden, zodat inzichtelijk gemaakt wordt waarom een dergelijke term is afgelakt.
Wanneer dit goed is afgesproken en de software op zoek is gegaan naar de te anonimiseren teksten, wordt een bericht gestuurd naar de behandelaar van het dossier. De behandelaar van het dossier gaat dan via het (heel gebruiksvriendelijke!) validatiescherm bekijken of de software alle woorden juist gemarkeerd heeft. Ook kan de behandelaar zelf nog velden toevoegen.
Het resultaat is een geanonimiseerd dossier, waarin alle woorden en teksten die automatisch of handmatig geanonimiseerd werden, definitief vervangen zijn door een zwarte balk. Weg is ook echt weg. In de zwarte balk kan eventueel de weigeringsgrond nog worden weergeven.”
Is de software makkelijk te gebruiken?
Gloria: “Zeker! Wij vinden het heel belangrijk om software te maken die gebruiksvriendelijk is voor elke gebruiker. Een systeem wat niet werkt voor mensen, is geen werkend systeem. Daarom hebben wij geïnvesteerd in een gebruiksvriendelijk validatiescherm. Het validatiescherm bestaat uit knoppen, die makkelijk te lezen en bedienen zijn. Er komt dus geen programmeren aan te pas.
De techniek draait op de achtergrond en als gebruiker hoef je de bestanden slechts te controleren. Hierdoor wordt het als gebruiker mogelijk te focussen op de inhoud: welke gegevens mogen niet publiekelijk gedeeld worden?”
Hoe reageren organisaties waar de anonimiseersoftware succesvol geïmplementeerd is?
Harry: “Wij leveren al jaren intelligente software aan de overheid en hebben onlangs ook een project in de zakelijke markt afgerond. Een aantal van onze klanten is nauw betrokken geweest bij de ontwikkeling van de anonimiseersoftware. Hierdoor sluit onze software perfect aan bij de processen en is het draagvlak bij gebruikers zeer groot.”
Gloria vervolgt: “Alle klanten waar we deze software introduceren zijn erg enthousiast. Het is makkelijk in gebruik, ook voor niet-technische mensen, heel gebruiksvriendelijk en de mensen zijn vooral erg blij dat ze niet meer zo lang bezig zijn met een dossier; waar ze voorheen soms wel 3 weken aan een dossier kwijt waren met handmatig aflakken, zijn ze met onze software in 2 dagen klaar.”
“Ik stelde het anonimiseren uit, naar eind van de maand. Maar door de software doe ik het nu periodiek, ik vind het zelfs leuk om te doen.”
Wat vinden jullie van de samenwerking met BECIS | DIOR?
Harry: “Een voorwaarde voor een succesvolle samenwerking als deze is hetzelfde als de vorming van een sterrenteam. Er is absoluut vertrouwen in elkaar, de rolverdeling is glashelder en je weet elkaar altijd feilloos te vinden. En tenslotte niet onbelangrijk, iedereen is gedreven om te winnen! Doordat we al jaren samenwerken en samen zowel moeilijke als glansrijke wedstrijden hebben gespeeld, weet ik zeker dat we nu een winnend team hebben!”
