In verband met de coronacrisis werken onze collega’s al een aantal weken vanuit huis. Graag delen onze adviseurs een inkijkje in het thuiswerken. Deze week deelt Bart Landsmeer zijn ervaringen in het thuiswerken. Hij werkt via BECIS | DIOR voor de gemeente Den Haag.

“Van de ene op de andere week moesten duizenden medewerkers toegang krijgen tot een digitale thuiswerkomgeving, voorzien van alle procesapplicaties.”

Mijn naam is Bart en ik ben sinds november vanuit BECIS | DIOR actief als werkplekondersteuner bij de gemeente Den Haag. Hier ben ik onderdeel van het Team Adoptie Domein Werkplek. Ons team richt zich op de adoptie van digitale veranderingen binnen de organisatie, zoals de migratie naar Windows 10, SharePoint en Microsoft Teams. Door de persoonlijke begeleiding kom je vanuit het adoptieteam in contact met vele medewerkers van verschillende diensten binnen de gemeente Den Haag. Onze kracht is dat we vanuit het projectteam veel aandacht kunnen besteden aan de manier waarop afdelingen en teams applicaties gebruiken voor hun werkprocessen. Deze aanpak kenmerkt zich door begeleiding van medewerkers ‘op maat’. In deze periode heeft ons team de uitdaging om op afstand nog steeds een persoonlijke touch aan te brengen aan de digitale ondersteuning voor gebruikers.

Hoe bevalt het thuiswerken bij je? 

Eerlijk gezegd heb ik het thuiswerken in het begin best wel onderschat. Ik vond het lastig om structuur in mijn dagen en werkzaamheden aan te brengen. Na de ‘hectische’ eerste weken, kregen wij als team steeds meer de kans om onze reguliere werkzaamheden weer op te pakken. Zo keerde de structuur ook voor mijzelf weer wat terug. Fijn!

Daarnaast heeft een prettige werkplek, die voorzien is van alle attributen, ook een positieve impact op je thuiswerkervaring. Een laptopondersteuner alleen doet al wonderen voor je lichaamshouding. Maar ook al heb je nog zo’n mooie werkplek (zie foto), je mist toch de wandelingen in de lunchpauzes met collega’s en het werken op verschillende locaties. Gewoon even ‘a change of scenery’ zit er helaas te weinig bij. Dat flexwerken is zo gek dus nog niet..

Welke werkzaamheden doe je in deze periode anders dan normaal?

Van de ene op de andere week moesten duizenden medewerkers toegang krijgen tot een digitale thuiswerkomgeving voorzien van alle procesapplicaties. Ook was de noodzaak hoog om digitaal te kunnen vergaderen. Dit heeft geleid tot een versnelde migratie van gebruikers naar de nieuwe Windows-omgeving en Microsoft Teams.

Van een aantal afdelingen en teams per migratie ga je naar een groot gedeelte van de organisatie die je in één keer moet bereiken en ondersteunen bij het gebruik van de nieuwe digitale werkplek. Met talloze handleidingen en informatieberichten hebben wij geprobeerd om zoveel mogelijk gebruikers tegelijk te bedienen. De persoonlijke ondersteuning werd vooral telefonisch gegeven, wat minder effectief bleek dan het ‘floorwalken’ op de afdeling. Dan merk je dat het op afstand begeleiden van gebruikers best onwennig is voor zowel de medewerker als de ondersteuner.

Na verloop van tijd hebben wij door de versnelde uitrol van Microsoft Teams binnen de gemeente de digitale ondersteuning meer vorm kunnen geven. Door het beantwoorden van vragen via kanalen, Q&A sessies en videobellen op Microsoft Teams hebben wij onze toolkit weer kunnen uitbreiden. Meer en meer medewerkers hebben deze periode de weg gevonden in het digitale kantoor dankzij de digitale ondersteuning van ons team. Dan is het best wel eens leuk dat je tijdens de update van de Gemeentesecretaris als team een mooi compliment mag ontvangen.

Welke tips zou jij willen meegeven voor het thuiswerken? 

Maak ongewoon weer een stukje gewoon! Fulltime thuiswerken doorbreekt de gewoonten en patronen die je hebt tijdens de werkweken op kantoor. Werkzaamheden komen in deze periode vaker incidenteel op je pad, waardoor je al snel het gevoel hebt dat dit jouw werkdag bepaalt. Als je, net zoals ik, behoefte hebt aan structuur, probeer dan zoveel mogelijk zelf de regie hierin te nemen. Blijf ook in deze periode je agenda goed bijhouden en maak voor iedere dag een overzicht met werkzaamheden of taken die je gaat oppakken. Breng ook structuur in het spreken van je team en collega’s. Plan een ochtendstart of een dagsluiting en bespreek hier waar iedereen zich mee bezig gaat houden. Dit hoeft helemaal niet lang te duren, maar zorgt er wel voor dat je van elkaar weet hoe iedereen zijn dag eruit ziet en bij welke taken je elkaar misschien kunt versterken.

Blok daarnaast ook momenten in je agenda voor werkzaamheden die jij graag zou willen oppakken en waar je energie van krijgt. Een intranet pagina die een opfrisbeurt verdient of een nieuwe applicatie of tool die het team tijdens het werk goed kan gebruiken. Ook zijn er veel mogelijkheden om digitaal vergaderen slimmer en leuker te maken. Kan iedereen binnen jouw team bijvoorbeeld al omgaan met alle beschikbare tools voor digitaal vergaderen? Ondersteun elkaar hierbij en ga er als team op vooruit.

Met deze tips ben ik de afgelopen weken veel beter doorgekomen en loopt het thuiswerken nu prettiger. Hopelijk vond je het leuk en zelfs een beetje leerzaam om mijn ervaringen uit de afgelopen periode te lezen. Ik wens je veel succes met het uitvoeren van je werkzaamheden in deze tijd en hopelijk kunnen we elkaar weer snel in levende lijve bij BECIS | DIOR of op kantoor in Den Haag zien!