In verband met de coronacrisis werken onze collega’s al een aantal weken vanuit huis. Graag delen onze adviseurs een inkijkje in het thuiswerken. In deze blog deelt adviseur Mila haar ervaring in het werken vanuit huis namens BECIS|DIOR voor Dienst Justitiële Inrichtingen.

“Binnen ons team hebben wij direct nieuwe werkafspraken gemaakt en juist gevoelsmatig de afstand verkleind.”

Mijn naam is Mila en sinds afgelopen januari ben ik vanuit BECIS | DIOR begonnen als implementatiecoördinator bij Dienst Justitiële Inrichtingen (Ministerie van Justitie en Veiligheid). Samen met een team ben ik verantwoordelijk voor een digitaliseringsslag binnen het gevangeniswezen en houd ik mij veel bezig met procesoptimalisatie en verandermanagement. Hierdoor sta ik normaal veel in contact met PI (Penitentiaire Inrichting) medewerkers en gedetineerden, waardoor het ook voor mij wennen was toen ik hoorde dat ik niet meer fysiek in contact mocht komen met deze medewerkers en gedetineerden. Dat is schakelen, maar vooral ook optimistisch blijven! Want laat ik daar nu net als ‘informatieadviseur in opleiding’ veel nieuwe kansen en mogelijkheden in zien!  

Hoe bevalt het thuiswerken bij je?

Gelukkig merkte ik dat de huidige situatie niet hoeft te leiden tot het creëren van meer afstand. Binnen ons team hebben wij direct nieuwe werkafspraken gemaakt en juist gevoelsmatig de afstand verkleind. Zo houden wij elkaar online steeds goed op de hoogte door middel van een daily en/of weekly stand-up, waarin we de stand van zaken en knelpunten van die werkweek goed met elkaar kunnen delen. Ook biedt de ‘thuiswerk situatie’ weer nieuwe mogelijkheden om aandacht aan andere belangrijke zaken te besteden: zo kunnen wij nu een focus leggen op de documentatie van het project, staan we uitgebreider stil bij de Lessons Learned en staan we stil bij het ophalen van verwachtingen door middel van het uitzetten van enquêtes. Even een momentje van reflectie is zo slecht nog niet. Zodoende blijven wij nuttige stappen maken en houden we de spirit erin.  

Welke werkzaamheden doe je in deze periode anders dan normaal?

Het is leuk om te zien dat er nog meer creativiteit in het gehele team naar boven komt. Verandermanagement op afstand is namelijk een flinke uitdaging! Het is voor medewerkers vanuit de PI belangrijk dat zij continu het gevoel blijven houden, betrokken te zijn bij dit project. Juist in deze tijd deel ik daarom zo veel mogelijk informatie, probeer ik laagdrempelig benaderbaar te zijn en ben ik trots op de samenwerking die wij tot nu toe hebben gerealiseerd. Door het vroegtijdig aanstellen van Key-Users o

p afdelingen zijn er korte lijntjes ontstaan en weet ik goed wie ik kan aanspreken voor de belangrijke zaken. Vanuit hen merk ik dat (gedwongen) de touwtjes laten vieren juist goed uitpakt. Men pakt eigen verantwoordelijkheid en dit verantwoordelijkheidsgevoel resulteert zich in een nog sterker gevoel van commitment. Een positief resultaat van deze tijd. Iets dat wij willen blijven vasthouden!  

Daarnaast is voor mijzelf natuurlijk ook het een en ander veranderd. Geen collega’s meer zien en de verminderde overleggen maken het werk soms een stuk saaier. Een omschakeling waaraan ik zelf wel even moest wennen. Wat voor mij hierin helpt is het vast blijven houden van een ritme. Iedere dag sta ik op tijd op, doe een uitdagende work-out, maak een lekker ontbijt en kleed ik mij vaak aan zoals ik ook naar kantoor gekleed zou gaan. Dit zorgt voor een goed begin van de dag. Ik maak vaak een geprioriteerd lijstje van zaken die ik voor die dag af wil hebben. Zo behoud ik focus en overzicht. En… af en toe mag ik dan eindelijk een post-it verschuiven van to do, naar doing en done, yes! Tijd voor de BECIS | DIOR Pubquiz en borrel die iedere vrijdag gehouden wordt!

Welke tips zou je willen geven voor het thuiswerken?

1. Blijf op zoek gaan naar uitdagingen! Het thuiswerken kan er wellicht voor zorgen dat je het ervaart alsof je even in een ‘dagelijkse sleur’ zit. Ook ik ervaar dit af en toe. Daarom is het leuk om te blijven kijken naar opties waarin je jezelf kunt uitdagen. Zo zoek ik dit in een verdieping op onderwerpen van informatiemanagement. Deze verdieping wordt goed gefaciliteerd door BECIS | DIOR d.m.v. cursussen en trainingen. Volgende week staat LEAN weer op het programma, erg leuk! 
   
   
2. Blijf de lol erin houden! Ik ben zelf iemand van de regelmatige gesprekken bij de koffieautomaat en ik wist dat ik dit in deze situatie ging missen. Wat voor mij hierin werkt is het contact blijven houden met collega’s. Nét bel ik mijn collega met de vraag: “Hi ik was even reuze benieuwd hoe de koffie daar bij jou smaakt.” Dan lachen we even en houden we het werkplezier erin. Iets waar iedereen af en toe wel even behoefte aan heeft. Stimuleer jezelf om dit lekker te blijven doen!  

Als informatieadviseur in opleiding staan er gelukkig voor mij nog genoeg uitdagingen klaar. Ik wens eenieder hierin ook heel veel succes toe de komende tijd!