In deze blog vertelt trainee Nina Jongejan ons meer over hoe traineeship informatie- en verandermanagement is vormgegeven in tijden van corona. Sinds september is zij trainee bij BECIS|DIOR, en werkt ze daarnaast fulltime voor het project Archiefbewerking bij Rijkswaterstaat. Dit is een van de weinige opdrachten die zich volledig op locatie bevindt.  

Hoi, ik ben Nina en ik volg sinds september 2020 het traineeship informatie- en verandermanagement bij BECIS | DIOR. Het sluit niet aan op mijn studie, de bachelor Geschiedenis in Utrecht en de master Internationale Betrekkingen in Leiden, maar wel op wat ik daarna ben gaan doen. Ik werd door een kort project voor het Technolab in Leiden geïnteresseerd in projectmanagement. Daarna heb ik als stagiaire gewerkt bij de NCI Agency in Den Haag, waar ik mij verdiepte in e-learnings en informatiemanagement.  

Ik had er nooit eerder aan gedacht tijdens mijn studies, maar ik ben door deze ervaringen het belang in gaan zien van goed informatiemanagement en hoe dat organisaties vooruit helpt. De advertentie voor het traineeship van BECIS | DIOR kwam ik toevallig tegen, en ik was meteen geïnteresseerd, vooral vanwege de nadruk die het bedrijf op zelfontwikkeling en leren legt.  

Het traineeship tijdens een pandemie 

Ik denk dat ik al met al veel geluk heb gehad. De startdatum van het traineeship was weliswaar uitgesteld, waarmee drie van ons later bij een al bestaande groep aan konden sluiten. Dit was even wennen voor ons allemaal, maar vanwege de landelijke coronamaatregelen konden we elkaar fysiek ontmoeten, samen een escaperoom ondernemen en de eerste trainingen ‘’in het echt’’ laten doorgaan. Dit heeft echt bijgedragen aan een goede start, omdat ik toch veel behoefte heb aan het ontmoeten van mensen zonder dat alles zakelijk is, wat al gauw gebeurt met thuiswerken. Inmiddels vormen wij ondanks verschillende opdrachten toch een hechte groep. De trainingen zijn nu wel weer online, maar daarbuiten maken we het ook gezellig in onze chatgroepen en bij een wekelijks startmoment. 

Mijn opdracht: archiefbewerking van Rijkswaterstaat 

Met mijn opdracht heb ik veel geluk. Ik ben aangesloten bij een project waarin we verschillende archiefblokken van Rijkswaterstaat bewerken. Dit vindt plaats in een projectteam met tien mensen, op locatie. Tijdens mijn stage heb ik al eerder thuisgewerkt en mijn ervaring is dat het wel even goed gaat, maar je op lange termijn toch veel contact mist met collega’s. In de groep op locatie spreken we elkaar continu informeel. We letten wel constant op dat we de coronamaatregelen naleven, en hebben laatst ook luchtverfrissers aangeschaft en extra ruimte gehuurd. Doordat vrijwel elke week wel iemand verkouden is of andere symptomen heeft, en vervolgens een test aanvraagt, weten we wel dat het project elk moment op pauze gezet kan worden. Daarom heeft corona ook effect op onze dagelijkse bezigheid.  

Het archief bewerken is ook leuker dan ik verwacht had. Ik heb al eerder als zomerbaan in een postkamer gewerkt, waarbij ik post materieel bewerkte en sorteerde op dossiernummer. Dat was vrij monotoon, omdat ik er verder weinig van leerde. Bij het waarderen is echter denkwerk vereist: waar is dit dossier voor, waarom zou het vernietigd kunnen worden, of waaraan zie je dat het belangrijk is? Hoe scheid je de hoofdzaken van de bijzaken? Een klassieke vorm van informatiemanagement dus, waarbij ik ook heel veel kennis opdoe over Rijkswaterstaat.  

Ook is heel goed te zien hoe het project wordt vormgegeven en wat de uitdagingen hierbij zijn, omdat je heel dicht op de projectorganisatie zit en op de hoogte wordt gehouden van alle ontwikkelingen. Bij al onze trainingen waarin theorie over projectmanagement wordt uitgelegd, weet ik al meteen een voorbeeld te vinden uit mijn dagelijkse werkzaamheden.    

Open feedbackcultuur

Daarnaast krijgen de andere trainees en ik veel ruimte van onze teamleider om andere taken op te pakken, en om te werken aan zelfontwikkeling. Wij adviseurs in opleiding hebben een coördinator binnen het team, met wie we overleggen wat onze leerdoelen zijn, hoe we ruimte hebben binnen de opdrachten om hier aan te werken, en wat andere taken zijn die we kunnen oppakken. Omdat ik graag wil werken aan initiatief nemen en leiderschap, heb ik al meerdere overleggen geleid. Door de open feedbackcultuur binnen BECIS | DIOR weet ik ook meteen waar ik aan kan sleutelen, en wat ik al goed doe. Wat blijkt, mijn beeld over mijn eigen functioneren was veel lager dan hoe mijn collega’s mij zien. Een mooi steuntje in de rug dus, en mijn zelfvertrouwen wordt zo ook opgekrikt. 

Tot slot werken we samen aan een inwerkplan, om nieuwe trainees meteen goed te kunnen inzetten. Zo verbeteren we het project ook, naast dat we dossiers waarderen. Dit project is zo veelzijdig als je het zelf maakt. Het is fijn om in zo’n omgeving te beginnen, omdat vrijwel het hele projectteam voor BECIS | DIOR werkt, en weten wat ze kunnen verwachten van trainees. Omdat ik de rest van het vak ook wil verkennen tijdens mijn traineeship wil ik ook graag bij andere opdrachten aan de slag, maar deze opdracht is heel waardevol voor iedereen die begint met informatiemanagement.  

Wil je meer weten over het traineeship informatie- en verandermanagement? Bekijk onze vacature.