Mijn naam is Julius van Haastrecht en ik werk op het moment aan een opdracht bij het ministerie van Buitenlandse Zaken. 

Binnen het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft het Rijksprogramma Open op Orde een unieke dimensie. Op het ministerie passeren veel politiek en diplomatiek gevoelige onderwerpen de revue. Veel afwegingen binnen het ministerie bevinden zich op het snijvlak tussen openbaarheid en vertrouwelijkheid. Het is dan ook noodzakelijk om de kwaliteit van de informatiehuishouding binnen het ministerie te verbeteren. Enerzijds om transparant te kunnen zijn naar burgers, maar ook om de vertrouwelijkheid van gevoelige informatie beter te kunnen waarborgen.

In het kader hiervan ben ik betrokken bij het maken van de koppeling tussen de samenwerkingsruimtes in Sharepoint en het archiefsysteem. Dit houdt in dat documenten die op Sharepoint geplaatst worden na een jaar automatisch gearchiveerd worden.

Om deze koppeling tot stand te kunnen brengen is nodig dat dienstonderdelen hun samenwerkingsruimtes zo inrichten, zodat deze overeenstemmen met de bijbehorende dossiers. Op deze manier draagt de koppeling bij aan het realiseren van een betere proces-ordening “by design”, waardoor minder informatie verloren zal gaan en deze beter in context te herleiden blijft. Ook zorgt dit ervoor dat beter wordt gewaarborgd dat vertrouwelijke informatie de juiste afscherming krijgt en behoudt.

Naast het technisch tot stand brengen van de koppeling, houd ik me dan ook veel bezig met voorlichting en begeleiding van dienstonderdelen bij het op orde brengen van hun informatie op de samenwerkingsruimtes. Hierdoor spreek ik medewerkers over de hele wereld, over een grote diversiteit aan onderwerpen waar het ministerie zich mee bezig houdt. Dat maakt het werk bijzonder leuk, interessant en uitdagend.

Wil je meer weten over deze opdracht? Neem dan gerust contact met ons op!