Scrum, Lean, Agile zijn begrippen die je wellicht weleens op de werkvloer langs hebt horen komen. Misschien heb je ze zelfs al weggezet onder het kopje ‘hippe’ managementtheorieën; de zoveelste theorie die zegt dat het allemaal anders moet. Voor Lean is niets minder waar, bij Lean draait het om continu verbeteren door middel van kleine stapjes. Begin bij het oplossen van de kleine irritaties, die kunnen al een wereld van verschil maken.

“Lean is een krachtige doch simpele methodiek om aan de hand van kleine veranderingen een groot verschil te maken.”

Lean is in essentie een methodiek voor het slank inrichten van processen om zo concurrentievoordeel te behalen, bedacht door autofabrikant Toyota. Bij Lean geldt: less is more en houd het simpel! Dat klinkt als een goede filosofie, maar waarom zou je de methodiek gebruiken? Omdat Lean uitgaat van continu verbeteren te beginnen met de kleine irritaties in je werkomgeving.

Juist de kleine verbeteringen kunnen een wereld van verschil maken, daar zit de kracht van Lean. Denk bijvoorbeeld aan de stukken van collega’s waar je vaak op moet wachten, het lang moeten zoeken naar de juiste informatie of het geregeld moeten herstellen van foutjes. Het valt wellicht in het dagelijks werk niet op, maar al deze kleine frustraties bij elkaar kosten een hoop tijd en gerekend naar jaarbasis uiteindelijk een hoop geld. Om deze obstakels aan te pakken heeft Lean een gereedschapskist vol tools om het proces in kaart te brengen en via een zo simpel mogelijke oplossing aan te pakken. Geen grote verandertrajecten, programma’s of projecten maar een Poka Yoke; een simpel mechanisme dat helpt fouten te voorkomen. Of een Kanbanbord waarbij visueel in drie overzichtelijke kolommen de doorloop van een proces wordt bijgehouden.

Less is more

De kracht van less is more kwam tijdens mijn Lean traject op opdracht bij OCTOBOX Nederland duidelijk naar voren. De oplossing zat in versimpeling van het proces. In onderdelen weghalen, slanker maken in plaats van onderdelen toevoegen. Kleine aanpassingen zoals de stappen van één medewerker achter elkaar zetten en juist minder klantmomenten maakte het verschil. De totale doorlooptijd van het proces nam per project met een volledige werkdag af, van negen naar acht dagen. En dat was slechtst op basis van planning. Gekeken naar de daadwerkelijke uitvoering liep de besparing nog verder op. Kleine Lean aanpassingen en versimpelen maakte een groot verschil.

De valkuil

Al met al een succes toch? Wel, niet zonder tegenslagen. Hoe klein en simpel de veranderingen ook zijn, het blijven veranderingen. Zo stapte ik zelf in de valkuil van de oplossing op een presenteerblaadje. Ik bracht het proces in kaart, ik constateerde waar het spaak liep en ik bedacht een oplossing. Het onderwerp van de zin zegt het al: Ik! Maar veranderen doet niet ik de adviseur, veranderen doet de organisatie met ondersteuning van de adviseur. Een gegeven waar ik aan voorbij was gegaan door kleinschaligheid van de Lean aanpassing, maar ook hier geldt: veranderen doe je met een organisatie samen, niet voor een organisatie.

Kleine veranderingen, groot verschil

Lean is een krachtige doch simpele methodiek om aan de hand van kleine veranderingen een groot verschil te maken. Juist in versimpeling en het weglaten van onderdelen zit bij Lean de kracht van het verbeteren. Klein en simpel betekent echter niet dat de verandering zonder de organisatie kan. Hoe klein de verandering ook is, veranderen doe je met de organisatie.

Geschreven door: Daniëlle van Hal, adviseur in opleiding bij BECIS | DIOR.