Fun2Share succesvol afgerond

Door Hans Cordfunke
De afgelopen 2,5 jaar heeft een projectteam van BECIS zich bij ProRail succesvol gericht op de realisatie van digitaal werken. De implementatie van SharePoint Online en de migratie van de content uit de SharePoint 2007 omgeving naar de online doelomgeving zijn hierbij belangrijke resultaatgebieden. Vol trots kunnen we aangeven dat afgelopen april dit traject succesvol en naar tevredenheid van de opdrachtgever is opgeleverd.

De activiteiten die daarvoor ontplooit moesten worden zijn uitgevoerd vanuit het programma Fun2Share. De concrete opdracht waaraan Fun2Share (en dus BECIS) invulling aan moest geven betrof:

  • Voer een nieuwe generieke organisatie brede digitaal (samen)werken omgeving in.
  • Houd rekening met zowel een technische als organisatorische component.
  • Het nieuwe platform wordt technisch beschikbaar gesteld. Hierop wordt een generieke inrichting, passend bij de wensen van de organisatie, ingevoerd.
  • Organisatorisch gezien betekent Fun2Share een andere manier van werken, waar aandacht aan besteed moet worden in en door het programma.

Het uitgangspunt hierbij is het gefaseerd in gebruik nemen van de nieuwe digitale samenwerkingsomgeving, gebaseerd op SharePoint Online. De wijze van vastlegging van gegevens/documenten en archivering is uniform en gestandaardiseerd. Daarnaast dienen alle medewerkers die gebruik maken van SharePoint Online bij de uitrol de mogelijkheid krijgen zich hierin te bekwamen door het volgen van een training.

Uitgangspunten

  • Iteratief proces met meerdere productielijnen t.b.v. uitrol en migratie.
  • Fabrieksmatig op basis van een standaard draaiboek.
  • Uitrollen per bedrijfsonderdeel.
  • Eventueel opgedeeld o.b.v. gelijkwaardige activiteiten / context.
  • Leve eigen regisseur voor uitrol.
  • Lever key-users die meedenken over inrichting (rol blijft bestaan na invoering).
  • MT  is betrokken en akkoord.
  • Businessprojecten
  • Er is voor wat betreft planning een afhankelijkheid met de huidige business projecten. Hiermee zal zo veel mogelijk rekening gehouden worden. Business projecten in principe niet eerder klaar dan de uitrol van de SharePoint Standaard inrichting. Dit om te borgen dat medewerkers al getraind zijn in het werken met SharePoint.
  • Inventariseren wat de bedrijfsonderdelen hebben aan ‘specifieke (niet generieke) applicaties’ bij start uitrol.

Deze uitgangspunten zijn verweven in verschillende fasen die het programma bij de uitrol heeft gedefinieerd. Onderstaand tref je deze aan:

In totaal zijn er 3683 sites aangemaakt en ingericht waar de content (grote hoeveelheid aan gigabytes) vanuit de 2007 sites naartoe is gemigreerd.

ProRail werkt op dit moment veilig via SharePoint Online in de Cloud. Een resultaat waar BECIS trots op kan zijn. Hierbij dan ook speciaal een dank aan alle collega’s die zich de afgelopen periode hebben gericht op het behalen van dit mooie resultaat.