INFORMATIEGEDREVEN WERKEN
Beter beleid ontwikkelen en efficiënter werken
Heeft jouw organisatie al te maken met een overvloed aan data en informatie? De hoeveelheid beschikbare informatie en data blijft de komende jaren alsmaar groeien. Door de informatie binnen jouw organisatie op orde te brengen, kan het werk duurzaam en optimaal ondersteund worden. Zodat kansen beter herkend en benut worden.
Duurzamer omgaan met informatie is voor veel overheidsorganisaties een aanleiding om informatiegedreven te werken. Naast het op orde brengen van informatie, moet informatiegedreven werken er ook voor zorgen dat beslissingen doelgerichter, vollediger en adequater genomen worden. Zodoende kunnen organisaties gerichter reageren, beter beleid ontwikkelen en efficienter werken. Hierbij sturen wij op bruikbare, betrouwbare en toegankelijke informatie.
Informatiegedreven vs datagedreven werken
Informatiegedreven en datagedreven werken lijken erg op elkaar. Deze twee termen worden daarom ook regelmatig door elkaar gebruikt. BECIS|DIOR ziet het verschil tussen informatiegedreven werken en datagedreven werken als volgt:
Informatiegedreven werken is een onderdeel van datagedreven werken, waarbij je gebruikmaakt van uit data voortgekomen informatie. Een belangrijk verschil is dat bij datagedreven werken de data als startpunt dient: men bepaalt aan de hand van de aanwezige data welke kant de organisatie opgaat en welke keuzes worden gemaakt. Bij informatiegedreven werken is dat anders. Daar zijn de verwachtingen en/of doelstellingen van een organisatie leidend voor de manier waarop data (informatie) wordt ingezet. Een informatiegestuurde organisatie bepaalt dus haar doelstellingen voordat men de data gaat analyseren, terwijl een datagedreven organisatie haar doestellingen afleidt uit de data. Wel kan het zo zijn dat de doelstellingen, afhankelijk van de beschikbare informatie, bijgesteld moeten worden. Hier is uiteraard rekening mee gehouden in het conceptueel model voor informatiegedreven werken van BECIS|DIOR.
Onze visie
“Informatiegedreven werken voorziet in de toenemende behoefte van het inzichtelijk en bruikbaar maken van informatie. Doordat er weloverwogen beslissingen genomen kunnen worden is het mogelijk om proactief te acteren op de omgeving.”
Onze aanpak:
1. Heldere doelstellingen
Wanneer je als organisatie informatiegedreven wil werken, dien je in de eerste plaats heldere doelstellingen op te stellen. Het moet duidelijk zijn wat je als organisatie wil bereiken met informatiegedreven werken, ten opzichte van de huidige situatie. Hierbij is het essentieel om de concrete organisatiedoelen voor informatiegedreven werken te vertalen naar Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). KPI’s maken de doelstellingen meetbaar, waarop je als organisatie door middel van informatie kan gaan sturen.
2. Informatie op orde
Goede informatiehuishouding is een belangrijke randvoorwaarde voor een goede informatievoorziening. Dat betekent dat hetook een vereiste is om informatiegedreven te werken. Een informatiehuishouding die niet op orde is leidt tot onbetrouwbare informatie, faaluren (tijd die je kwijt bent aan zoeken naar documenten), meer foutgevoeligheid en het risico dat er niet wordt voldaan aan wet- en regelgeving. In deze stap brengen we de informatie en data binnen de organisatie in goede, geordende en toegankelijke staat, zodat het gebruiksklaar is om informatiegedreven te werken.
3. Maak informatie inzichtelijk
Zodra de informatie op orde is gebracht, is het tijd om de informatie betekenis te geven. Dit doen we door de informatie inzichtelijk te maken. Hierdoor krijg je informatie waarmee gestuurd kan worden op organisatiedoelen. Bij het inzichtelijk maken van data is het handig om gebruik te maken van visuele weergaven. Dit kan met verschillende ICT-toepassingen, zoals Microsoft Power BI en Excel, maar het is ook mogelijk een ICT-toepassing te gebruiken die al bij de organisatie aanwezig is.
4. Implementatie
Om de verandering naar informatiegedreven werken succesvol te doorlopen, is het essentieel dat de implementatie goed verloopt. De implementatie loopt als een rode draad door de andere bouwstenen heen. Het creëren van draagvlak is hierbij een belangrijk onderdeel, net als het consolideren van de verandering.
Informatiegedreven werken in de praktijk
Informatiegedreven werken vraagt vaak om een aanpassing van de werkzaamheden van de medewerkers. De uitvoering van en routines in de dagelijkse werkzaamheden die zich door de jaren hebben ontwikkeld, zullen door het informatiegedreven werken (deels) veranderen. Om deze reden is het belangrijk dat de nieuwe manier van werken zorvuldig geïmplementeerd wordt. Met onze zelfontwikkelde gebruikersadoptiecyclus (GAC) zijn we in staat om bij dit soort verandertrajecten en implementaties, de gebruiker in alle fases van het adoptieproces centraal te stellen. Onze adviseurs kunnen deze gebruikersadoptiecyclus inzetten om jouw medewerkers tijdens de implementatie mee te nemen en hiermee bereidheid te creëren.
Wil je weten of informatiegedreven werken iets voor jouw organisatie is? Neem dan contact op met onze business developer Fiona van Leeuwen via fionavanleeuwen@becis.nl of bel naar 06-57790697.